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Comment écrire un mail qui montre que vous n’êtes pas un pro.

Écrit pour Bien-ecrire  par Sophie | Catégorie: Pub imprimé et rédaction | Date: 2-10-2016

Ce billet vient compléter celui que j’ai déjà écrit sur les e-mails en contexte professionnel. À noter qu’il m’a directement été inspiré par le commentaire d’une internaute. Merci à elle !

Écrire un mail professionnel est devenu un acte des plus banal.
Le mail, c’est tellement simple et facile qu’on en oublierait presque que c’est avant aussi un outil de communication professionnelle. Et qui dit outil de communication professionnel dit codes d’écriture à respecter. Le mail, derrière son apparence sympathique et conviviale, a le sien : un style d’écriture vif, clair, efficace… et conventionnel. Bref, professionnel.

Pourtant, on a rarement pris autant de liberté avec un écrit professionnel qu’avec l’e-mail. Si bien qu’oublie trop souvent que le non-respect des codes d’écriture d’un mail pointe, dans le meilleur des cas, notre amateurisme et dans le pire notre « je m’enfoutisme« .

Partenaires externes comme collègues à l’interne : on « maile » plus vite qu’on ne téléphone!

 
Bien écrire un mail : 10 erreurs parmi les plus agaçantes en contexte de travail

1. Écrire uniquement dans l’objet du mail en laissant le corps du texte vide. Bien disposé, votre interlocuteur pensera à un oubli. Sinon, il pensera qu’il n’était pas vraiment destinataire.
Pour preuve, voir l’échange – authentique – ci-dessous.
 cliquer ici

2. Écrire le début du mail dans l’objet du mail et la fin dans le corps du texte. Au mieux, ça agacera le lecteur qui va être obligé d’ouvrir le mail pour avoir la suite de votre propos. Au pire votre lecteur pensera que vous ne connaissez pas la différence entre l’objet et le corps d’un texte (super-image de vous !).

3. Ne rien écrire dans l’objet du mail. C’est la quasi-certitude qu’il ne sera pas lu… Ou lu avec agacement puisque votre interlocuteur va être obligé de l’ouvrir pour en connaître la teneur.

4. Donner un objet de mail flou : « suite« , « news » qui n’apporte aucune information sur le sujet à traiter, et encore moins sur son importance ou son urgence.
Exemple :

Quel est la plus-value apportée par le titre de ce mail ?
 
5. Écrire URGENT même quand cela ne l’est pas. Si tous vos mails sont urgents sans discernement, votre crédibilité va en pâtir.

6. Utiliser des abréviations de type : cdt, amclt, bjr, Rdv, ns, vs, qqch, cad. À réserver aux SMS entre amis : ces abréviations sont une marque de désinvolture. De même, « A +  » est à réserver à des collègues dont vous êtes assez proches.

7. Zapper les mots et formules de politesse. Celles du début de message « Bonjour« , « Bonjour Monsieur », « Martin, »  ; et celles de la fin, de type : « je vous en remercie par avance« . Non seulement c’est discourtois mais c’est aussi oublier que le mail n’annihile pas les distances hiérarchiques.

8. Écrire un mail en majuscule. Une phrase entière écrite en majuscule est difficile à lire pour notre cerveau. De plus, selon la nétiquette, cela signifie que vous criez sur votre interlocuteur.

Les majuscules dans un mail sont incompatibles avec la netiquette !

9. Écrire trop. D’une part, parce que le mail n’est pas un courrier (si vraiment vous devez rédiger un courrier, mettez-le en pièce jointe), et d’autre part parce que beaucoup de mails sont lus sur un smartphone. Au-delà de 30 caractères, il y a peu de chances d’être lu par un destinataire pressé.

10. Montrer vos émotions avec des expressions en gras / en rouge / souligné / des points d’exclamation. Leur usage pourra être ressenti comme une agression.

 
Bien écrire un mail : les 6 questions à se poser avant d’appuyer sur « envoi »

1. Ai-je vérifié le ou les noms des destinataires ? Ou est-ce que je me suis contenté d’un copier-coller ?
2. Ai-je vérifié que j’ai bien attaché la pièce jointe ? Un second mail intitulé « Et voici la pièce jointe »  ou pire « Oups ! La voici ! » laissent toujours une impression d’amateurisme.
3. Ai-je relu mon mail ? La mauvaise orthographe et les phrases nébuleuses font toujours mauvaise impression. Si c’est un mail externe, cela dénotera un manque de professionnalisme. Si c’est un mail interne, vous pouvez être sûr d’avoir un collègue qui vous en fera la remarque (ou qui la fera à vos autres collègues).
4. Ai-je précisé dans le corps du mail pourquoi je fais suivre (« forward« ) une conversation en reprenant tous les échanges de mails depuis le début ? Ou est-ce que je compte sur le fait que mon destinataire les relise tous pour le comprendre tout seul ? On peut toujours l’espérer (sauf évidemment, s’il s’agit d’un mail à haute portée stratégique).
5. Est-il nécessaire que je réponde « à tous » ? Surtout si mon mail de réponse ne concerne vraiment que l’expéditeur…
6. Est-il vraiment nécessaire que je mette des destinataires en « copie cachée» ?. Si par malchance, celui qui est en copie cachée répond « à tous », le ou les destinataires originaux découvriront l’existence de ce destinataire en copie cachée. Mauvais pour lui et mauvais pour l’image de l’émetteur. C’est-à-dire moi !  Je risque de passer pour celui qui « règle ses comptes en douce ».

 
La conclusion tient en un seul mot : attention. Les e-mails font certes partie de la routine quotidienne. Sauf qu’en contexte professionnel, cette routine peut avoir des conséquences ennuyeuses pour un émetteur peu attentif. Pourquoi ? Parce qu’une fois le mail envoyé, on perd tout contrôle sur le message ainsi que sur son processus de suivi. Ainsi, on ne sait jamais avec certitude à qui va être transféré un mail.

Sous sa facilité apparente, écrire un mail requiert de l’attention, car il reste un écrit professionnel. Autrement dit, un message dont on garde une trace.

Donc, avant de cliquer sur « envoyer » : s’arrêter, réfléchir, relire et vérifier.
Et avant de vous quitter… cliquer ici

Une autre façon pour ne pas donner l’image de quelqu’un de professionnel
Comme souvent, une illustration valant mille discours : cliquer ici

On rédige un mail professionnel en utilisant la charte graphique de son entreprise. S’il n’y en a pas, on utilise une police et une présentation standards. Inutile de viser l’originalité à tout prix… Au risque de passer pour quelque peu immature (comme ci-dessus).

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